Die Verankerung der digitalen Transformation in der Strategie der Organisation ist ein zentrales Element, um die Entwicklung zu steuern. Das Erarbeiten, Umsetzen und Evaluieren der strategischen Zielsetzungen gewährleistet von Seite der Leitung und der Mitarbeitenden die notwendige Aufmerksamkeit. Der Einbezug aller Fachbereiche und die Fähigkeit der Organisation flexibel auf Veränderungsimpulse von innen und aussen zu reagieren sind wesentliche Einflussfaktoren für das Gelingen der Strategie.

Die Kultur einer Organisation nimmt grundlegenden Einfluss auf alle Bereiche - natürlich nicht nur im Hinblick auf die Digitalisierung. Diese zu kennen und entsprechend in den Themen der verschiedenen Dimensionen zu integrieren, unterstützt die Organisationen darin, Digitalierungsvorhaben sinnvoll und angepasst zu gestalten. Wurden Veränderungen bisher top-down durch die Leitung initiiert und bestimmt, kann bei Digitalisierungsprojekten nicht von heute auf morgen ein durchwegs partizipatives Projekt auf die Beine gestellt werden, ohne dass die Mitarbeitenden zuvor auf den Weg dieses Kulturwechsels mitgenommen werden.

Bei den beiden Bereichen geht es einerseits darum, die Angebote und Leistungen für die verschiedenen Anspruchsgruppen auf notwendige Anpassungen hin zu überprüfen und andererseits die Organisation und ihre Prozesse möglichst optimal zu gestalten. 

Fokus Adressat*innen

Die Angebote und Leistungen sind auf die Bedürfnisse und die Lebeswelt der Adressat*innen auszurichten. Dazu ist es notwendig, deren Bedürfnisse und Möglichkeiten, aber deren Grenzen zu kennen. Anderenfalls entstehen neue, unerwünschte Exklusionsrisiken.

Fokus Externe Anspruchsgruppen

Neben den Adressat*innen sind auch die veränderten Bedürfnisse weiterer Anspruchsgruppen (z.B. Politik, Öffentlichkeit) zu überprüfen. Im Zentrum stehen hier die Kommunikation (Information, Öffentichkeits-/Medianarbeit) über die digitalen Kanäle und die Nutzung dieser Kanäle, um die relevanten Anspruchsgruppen zielgruppenorientiert mit relevanten Informationen versorgen.

Fokus Prozessmanagement

Sind die technischen Lösungen gut an die Prozesse und Abläufe angepasst, tragen digitale Technologien zur Effizienzsteigerung. Damit können personelle Ressourcen geschont werden. Werden gesetzliche Anforderungen (inkl. Datenschutz) bei der Prozessgestaltung berücksichtigt, können Fehler minimiert werden. Die Kenntnisse der Mitarbeitenden über die geltenden Prozesse und deren Optimierung spielten eine zentrale Rolle.

Um die digitale Transformation zu gestalten und die, für die Leistungserbringung notwendige Infrastruktur (Hard-/Software) bereitstellen zu können, sind ausreichend finanzielle (Geld) und personelle (Zeit und Kompetenzen) Mittel notwendig. Ohne die notwendige Ressourcenausstattung besteht für die digitale Transformation kein Handlungsspielraum.

Digitale Mittel können genutzt werden, um die Zusammenarbeit sowie den formellen und informellen Wissens-/Erfahrungsaustausch zwischen den Mitarbeitenden aller Hierarchiestufen zu gestalten. Zudem ermöglicht Technologie ein ortsunabhängiges Arbeiten. Diese Möglichkeiten gilt es in einer Organisation bedarfsgerecht einzusetzen.

Die Beteiligung an Netzwerken ist eine zusätzliche Ressource für den Erfahrungsaustausch und die Zusammenarbeit bei gemeinsamen Themen oder Vorhaben. Allfällige Konkurrenzsituationen sowie das solidarische Bündeln von Interessen schliessen sich gegenseitig nicht aus.

Die Verfügbarkeit digitaler Kompetenzen und die Möglichkeit, sich relevante externe Expertise zu erschliessen, ist grundlegend für die digitale Transformation. Gleichzeitig ist eine offene Lern- und Fehlerkultur notwendig, um bestehende Lösungen kontinulierlich zu verbessern.

Um Veränderungen in einer Organisation zu ermöglichen, müssen Rollen/Zuständigkeiten geklärt und Zielsetzungen festgelegt sein. Doch nicht nur das Wer und Was spielt beim Change-Management eine Rolle, sondern auch das Wie und Womit. Die Art des Vorgehens (Projektmanagement) und die Verfügbarkeit ausreichender Ressourcen sind ebenso zentral.