Welche Fachsoftware passt zu uns?

Der Einsatz von Fachsoftware oder Branchenlösungen im Sozialbereich – oft wird auch von Fallführungssystemen gesprochen – dürfte sich innerhalb der letzten 10-15 Jahre stark verbreitet haben. Allerdings gibt es dazu keine statistischen Daten. Solche Softwarelösungen bieten sowohl Funktionen für die Fachpersonen der Sozialen Arbeit wie auch für die Leitung und die administrativen Prozesse. Sie versprechen beispielsweise mehr Effizienz und Effektivität in den verschiedenen Tätigkeiten oder dass damit gesetzliche Anforderungen sicherer eingehalten werden. Software beeinflusst aber auch Arbeitsweisen und Abläufe einer Organisation. Zudem entsteht eine längerfristige Beziehung mit der Software-Firma, die das Produkte entwickelt und verkauft. Deshalb ist es bei der Auswahl und Einführung wesentlich, ein passendes Produkt für die eigene Organisation zu finden.

Strategisch planen & Risiken minimieren

Es gibt für eine Organisation verschiedene Gründe, eine (neue) Fachsoftware zu evaluieren und zu implementieren: Eine veraltete Eigenentwicklung ablösen, wichtige Funktionalitäten ergänzen, neuen rechtlichen oder verwaltungsinternen Anforderungen gerecht werden u.a.m. Da sich eine neue Softwarelösung auf verschiedenste Bereiche der Organisation auswirkt, ist dem Auswahl- und Entscheidungsprozess (Evaluation) und der Inbetriebnahme (Implementierung) grosse Beachtung zu schenken. Diese komplexe und strategisch bedeutsame Aufgabe kann nicht «nebenbei» erledigt werden, sondern erfordert gezielte Planung, Ressourcen und Knowhow.

Auch wenn bei der Auswahl und Einführung einer Fachsoftware technische Fragen eine Rolle spielen, darf das Projekt keinesfalls als reines Technikprojekt verstanden werden. Und es lohnt sich, jeden Schritt des Vorhabens sorgfältig vorzunehmen, um den Herausforderungen eines solchen Change-Projektes zu begegnen. Zu diesen Herausforderungen gehören beispielsweise: 

• Ziele und Anforderungen klar zu definieren, um ein gemeinsames Verständnis zu haben, was die Software leisten soll und was nicht. 

• Ressourcen und Knowhow zu erschliessen, damit Klarheit und Sicherheit über das Vorgehen und die einzelnen Schritte besteht. 

• Alle Abteilungen und Bereiche der Organisation miteinzubeziehen, um den entsprechenden Anforderungen gerecht zu werden und die Akzeptanz der Lösung und der anstehenden Veränderung zu erhöhen. 

• Schnittstellen inkl. Datenschutz von Anfang an zu berücksichtigen, um eine möglichst gute Integration in die restliche IT-Infrastruktur sicherzustellen. 

Den fachlichen Anforderungen der Sozialen Arbeit wird bei der Evaluation von Fachsoftware oft zu wenig Rechnung getragen. Darauf weisen Aussagen von IT-Unternehmen hin, die Software für die soziale Branche entwickeln. Im Vordergrund stehen eher Funktionen für die Administration, das Management und die Verwaltung, als für die sozialarbeiterische oder sozialpädagogische Facharbeit. Damit verkürzt sich die digitale Unterstützung der Facharbeit auf die Falldokumentation und Dokumentenablage. 

Phasen des Evaluationsprozesses

Ein Projekt zur Evaluation einer Fachsoftware verläuft in mehreren Phasen.  

1. Strategie-Check 
   Ganz zu Beginn prüfen die Verantwortlichen, ob in der Organisationsstrategie Vorgaben enthalten sind, die bei der Wahl einer Software berücksichtigt werden müssen. Gleichzeitig klären sie, welche Ziele die Organisation mit der neuen Software verfolgt. 
2. Anforderungen klären und priorisieren 
   Als zweites sammeln und priorisieren sie die Anforderungen, die die Organisation an die Software hat und beziehen alle betroffenen Bereiche der Organisation mit ein: Was muss, kann, soll das System können? Dabei geht es um fachliche, technische, betriebswirtschaftliche, rechtliche und weitere organisationale Anforderungen. 
3. Marktanalyse & Vorauswahl 
   Haben sie die Anforderungen geklärt, verschaffen sie sich erst einmal einen Überblick darüber, welche Produkte auf dem Markt verfügbar sind und ganz grundsätzlich in Frage kommen. Bei den Produkten ist oft gut erkennbar, für welchen Einsatzzweck sie gedacht sind (z.B. gesetzliche Sozialarbeit). Bei diesem Schritt hilft seit neustem unser Fachsoftware-Katalog (siehe auch Box unten). 
4. Detailevaluierung 
   Nun prüfen die Verantwortlichen genau, welche der infrage kommenden Produkte und Anbietende am besten passen – beispielsweise mit einer Nutzwert- oder ABC-Analyse anhand der Anforderungen und deren Priorisierung (Muss-, Soll- und Kann-Kriterien). Die passendsten 2-3 Produkte prüfen sie danach mit Workshops und/oder Präsentationen auf «Herz & Nieren». Und natürlich beziehen sie auch die Kosten (Lizenzgebühren, Schulung, Support etc.) in eine schlussendliche Entscheidung mit ein. 
5. Implementierung 
   Wenn der Entscheid über die neue Fachsoftware gefällt worden ist, ist das Evaluationsprojekt an sich abgeschlossen. Aber diese Entscheidung markiert nicht das Ende, sondern den Anfang eines Projektes resp. Veränderungsprozesses. Die Verantwortlichen müssen die Einführung als eigenständiges Projekt planen, und dabei sowohl technische als auch kulturelle Aspekte berücksichtigen: Anpassung der Prozesse, Schulung der Mitarbeitenden, Aufbau von Supportstrukturen, Datenmigration aus dem bisherigen System usw.

Das Projektvorgehen – ob klassisch oder agil – sollte auf jeden Fall an die eigene Organisation angepasst sein. Wer mit agilen Projekten keine Erfahrung hat, fühlt sich mit einem «Wasserfallprojekt» sicherer, auch wenn für IT-Vorhaben oft agile, iterative Vorgehen propagiert werden.

Wenn in der eigenen Organisation wenig Erfahrung und Knowhow zur Softwareevaluation und/oder -einführung vorhanden ist, lohnt es sich allenfalls externe Expertise als Unterstützung beizuziehen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass diese Berater*innen explizit über Kenntnisse des Sozialbereichs und der sozialarbeiterischen/sozialpädagogischen Facharbeit verfügen.

Fazit: Softwareauswahl als sozio-technisches Projekt denken

Die Auswahl und Einführung von Fachsoftware ist weit mehr als eine technische Entscheidung – sie ist ein strategisches, sozio-technisches Projekt. Sie beeinflusst die Organisation, die Arbeitsprozesse und die Fachlichkeit der Sozialen Arbeit nachhaltig. Ein strukturierter, partizipativer und reflektierter Auswahlprozess ist daher unerlässlich, um die Möglichkeiten der Digitalisierung im Sinne der Organisation und ihrer Adressat*innen zu gestalten und zu nutzen.