Soziale Organisationen auf dem Weg durch den digitalen Dschungel

Digitale Transformation bedeutet für soziale Organisationen meist nicht, bloss ein einzelnes Projekt umzusetzen, sondern sich im Dschungel der digitalen Möglichkeiten zu orientieren, Chancen und Risiken abzuwägen und Prioritäten zu setzen. Abhängig davon, wo eine Organisation in der digitalen Transformation steht, zeigen sich jeweils unterschiedliche Herausforderungen. Typische Baustellen könnten zum Beispiel sein:

• Professionalisierung der digitalen Infrastruktur (Hardware, Software, Sicherheit)
• Digitale Prozessoptimierung in der Administration
• Einführung von Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation
• Aufbau von Kompetenzen beim Personal
• Entwicklung digitaler Angebote für Klient*innen

Deshalb ist es zentral, dass die Verantwortlichen zuerst eine Standortbestimmung vornehmen. Erst wenn der Handlungsbedarf sichtbar geworden ist, können sie in einem zweiten Schritt die Bausteine der digitalen Weiterentwicklung entlang von Kriterien wie Nutzen, Dringlichkeit und Machbarkeit priorisieren.

Ressourcen gezielt einsetzen: Wo entsteht der grösste Nutzen?

Digitale Vorhaben ziehen oft substanzielle Investitionen nach sich. Da soziale Organisationen ihre oft begrenzten Mittel gezielt einsetzen müssen - sei es personell oder finanziell - müssen sie sich daher fragen: Wo entsteht der grösste Nutzen? Und: Was hat bei uns Priorität? Der Nutzen kann sich auf verschiedene Aspekte beziehen:

• Direkter Mehrwert für die Klient*innen, etwa durch einfacheren Zugang zu Angeboten
• Entlastung der Mitarbeitenden durch effizientere Prozesse
• Mehr digitale Handlungsfähigkeit der Organisation insgesamt (Mindset, Kompetenzen)
• Positive Signale nach aussen, etwa gegenüber Finanzierungstellen oder Partnerinstitutionen

Die Entscheidung, wo investiert wird, sollte nie isoliert gefällt werden (siehe weiter unten). So entsteht ein umfassenderes Bild und eine solide Entscheidungsgrundlage.

Soziale Organisationen mit wenig Erfahrung in Digitalisierungsprojekten sind gut beraten, erstmal klein anzufangen. Ein klar eingegrenztes Projekt ermöglicht erste Lernerfahrungen, kann im Erfolgsfall als Vorbild für weitere Projekte dienen und gibt Sicherheit. Und ein allfälliges Scheitern hat weniger grosse Konsequenzen. Hier steht weniger die Nutzenmaximierung durch die Digitalisierung selbst im Vordergrund, sondern eher erfolgreich «in die Handlung zu kommen» und gemeinsam zu lernen.

Von der Digitalisierungslücke zum Transformationsprojekt

Vom Punkt, an dem Organisationen einen digitalen Veränderungsbedarf erkennen, bis zur fertigen Umsetzung eines Vorhabens, ist es meist ein ziemlich weiter Weg – insbesondere, wenn erst noch die notwendigen Mittel beschafft werden müssen. Es gibt dabei einige wichtige Weichen zu stellen.

Weichenstellung 1: Wo besteht der grösste Handlungsbedarf?

Mithilfe des DigitalCheck Plus von Sozialinfo können Organisationen systematisch erfassen, wo sie in Bezug auf ihre digitale Transformation stehen. Dadurch erhalten sie einerseits eine klare Übersicht, welche Bereiche vorrangig Aufmerksamkeit benötigen. Diese gemeinsame Grundlage erleichtert es, sich bei unterschiedlichen internen Interessen zu verständigen (z.B. Administration vs. Facharbeit). Andererseits enthält der Ergebnisbericht des DigitalChecks allgemeine Handlungsempfehlungen, die eine Brücke zwischen dem Bedarf und den nächsten Schritten schlägt.

Weichenstellung 2: Wie entscheiden wir, wo wir Ressourcen investieren?

Der Schlüssel liegt darin, dort anzusetzen, wo der gemessene oder erwartete Nutzen am grössten ist – immer aus Sicht der gesamten Organisation. Dabei ist es wichtig, unterschiedliche Perspektiven in diese Entscheidungen miteinzubeziehen: Führungsebene, Facharbeit, Administration, Klient*innen und gegebenenfalls weitere externe Anspruchsgruppen. So kann eine begründete Entscheidung getroffen werden, die auch gegenüber den Betroffenen gut nachvollziehbar kommuniziert werden kann.

Weichenstellung 3: Wie initiieren wir die angestrebte Veränderung?

Digitalisierungsvorhaben lassen sich fast nie einfach so nebenbei erledigen. Sie benötigen in aller Regel einen klaren Projektcharakter: ein durchdachtes Konzept mit einem klaren Zukunftsbild, ausformulierten Zielen und Meilensteinen. Es braucht klare Entscheidungen, etwa in Bezug auf das konkrete Vorgehen (z.B. für ein agiles oder ein Wasserfallprojekt), die Zuteilung interner Ressourcen (Kompetenzen und Zeit) usw. Häufig ist es sinnvoll, ergänzend externe Partner*innen einzubeziehen, um Fachwissen oder methodische Unterstützung zu sichern.

Wesentlich ist ebenfalls, dass soziale Organisationen ihre Digitalisierungsvorhaben nicht als rein technische Projekte verstehen, sondern die sozial-kulturellen Aspekte und die Auswirkungen auf Organisation (Prozesse, Funktionen, Verantwortlichkeiten etc.) mitberücksichtigen. Ansonsten besteht die Gefahr, für diese Versäumnisse zu einem späteren Zeitpunkt einen hohen Preis in Form von Mehraufwand, Zusatzkosten, Verzögerungen oder Frustration zu zahlen.