Guten Tag zusammen
Wir nutzen eine Fallführungssoftware für die Sozialberatung und haben letztes Jahr ein Aufbewahrungskonzept erstellen lassen. Darin ist festgehalten, dass alle fallbezogenen Daten 5 Jahre nach Abschluss vernichtet werden müssen (sowohl Papierakten wie auch elektronische). Die Personendaten werden innerhalb der gleichen Software auch für andere Dienstleistungen (z.B. Mahlzeitendienst) genutzt. Auch möchten einige kantonale Organisationen Personendaten für allgemeine Korrespondenz/Werbeversände (verschicken von Jahresberichten, Flyer, etc.). Nun zur Frage: ist es erlaubt, Daten für andere Zwecke zu verwenden, wenn sie ursprünglich im Rahmen der Sozialberatung erfasst wurden? Falls nein, was wären die Voraussetzungen dafür, dass die Daten anderweitig genutzt werden dürfen (muss z.B. ein Merkblatt abgegeben werden?). Gibt es sonst etwas zu beachten?
Besten Dank für die Beantwortung der Frage und sonnige Grüsse
Frage beantwortet am
Peter Mösch Payot
Expert*in Datenschutz, Persönlichkeitsschutz und Haftung
Guten Tag!
Für die Nutzung von Daten benötigt es im Rahmen des kantonalen Datenschuzgesetzes entweder einer gesetzlichen Grundlage für die Bearbeitung. Soweit also die Bearbeitung der Wahrnehmung einer gesetzlichen Aufgabe dient, ist sie auch erlaubt.
Für andere Verwendungen, die nicht direkt mit dem ursprünglichen Zweck in Verbindung stehen bedarf es einer ausdrücklichen Einwilligung des Betroffenen, wenn keine Gesetzesgrundlage eine Weitergabe erlaubt.
Auch die Frage, wie lange Daten aufbewahrt werden müssen, und ob sie nach Gebrauch vernichtet werden (oder teilweise z.B. dem Staatsarchiv anzubieten sind) richtet sich nach dem kantonalen Datenschutzrecht.
Am einfachsten finden Sie dazu Auskünfte beim kantonalen Datenschutzbeauftragten.
Ich hoffe, das dient Ihnen.
Prof. Peter Mösch Payot