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Digitalisierung des Archivs

Veröffentlicht:
20.10.2021
Status:
Beantwortet
Rechtsgebiet:
Datenschutz, Persönlichkeitsschutz und Haftung

Guten Tag

Im Rahmen einer Projektarbeit befasse ich mich auf unserer polyvalenten freiwilligen Beratungsstelle (Stadt Luzern) mit der Digitalisierung unseres Archives. In den Datenschutzrichtlinien in der Sozialen Arbeit von Avenir Social steht geschrieben, dass die Inhalte der Akten klar voneinander abzugrenzen sind (S.16). Heisst das, dass ich die alten Dossiers nicht in einem scannen kann? 

Der Verhältnismässigkeitsgrundsatz (S.17) besagt, dass Daten nur so lange als zur Erfüllung der Aufgabe und des Zwecks notwendig aufbewahrt werdem dürfen uns sollen. Heisst das, dass ich die Akten im Archiv aussortieren kann und z.B. Kontoauszüge aus dem Jahr 2018 nicht einscannen muss/darf?

 

Vielen Dank für Ihre Rückmeldungen und Mühen.

 

Freundliche Grüsse

Frage beantwortet am

Peter Mösch Payot

Expert*in Datenschutz, Persönlichkeitsschutz und Haftung

Sehr geehrte Anfragende

Hinsichtlich der Digitalisierung eines Archives ist darauf zu achten, dass die Grundsätze des Datenschutzes zur Archivierung beachtet werden.

Bei der Archivierung ist insbesondere zu beachten, dass der Datenzugang kontrolliert und überprüft werden kann. Das heisst, dass technisch sichergestellt ist, dass nur Berechtigte die entsprechenden Daten im Archiv behändigen können. Zudem muss sichergestellt werden, dass Daten, die nicht mehr verwendet werden müssen, gelöscht werden können, und dass nur Daten archiviert werden, für deren Archivierung eine Legitimation besteht. Namentlich, dass die Daten noch gebraucht werden müssen für die Aufgabenerfüllung (zum Beispiel auch bezüglich allfälligen Haftpflichtfällen). Dies gilt generell aus dem Verhältnismässigkeitsprinzip.

Besonders wichtig ist bei der Archivierung in digitaler Form, dass die Massnahmen der Datensicherheit beachtet werden. § 6 der Luzern Datenschutzverordnung (SRL 38b) sieht insoweit vor, dass  die Organe die zum Bearbeiten von Personendaten berechtigten Personen und deren Zugriffsrechte definieren müssen, und dass der Zugriff auf Personendaten ist auf denjenigen Personenkreis zu beschränken, der die Daten zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt (§6 Abs. 2 DSV LU)

Im Weiteren gilt gemäss § 6 Abs. 2bis, dass die Organe die weiteren technischen und organisatorischen Massnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes einschliesslich der Datensicherheit festlegen müssen. Die Massnahmen sind ab der Planung der Datenbearbeitung vorzusehen und die Personendaten insbesondere vor Einsichtnahme, Veränderung, Löschung und Übermittlung durch Unbefugte zu schützen.

Beim Einsatz von Mitteln der Informatik sind die Vorschriften der Informatiksicherheitsverordnung vom 22. November 2016 zu beachten.

Die Betroffenen haben Auskunfts- und Berichtigungsrechte. Auch diese sind technisch sicherzustellen (§ 15 und § 18 DSG LU).

Sollten bei der Archivierung verschiedene Datenbanken verknüpft werden (z.B. Datensätze, die vor der Archivierung an verschiedenen Orten gespeichert waren), so ist §5a DSG LU zu beachten:

1 Das Verknüpfen von Personendaten verschiedener Datenbanken ist nur dann erlaubt, wenn sichergestellt ist, dass alle datenbearbeitenden Personen nur diejenigen Daten bearbeiten können, die sie für ihre Arbeit typischerweise und regelmässig benötigen.

2 In Einzelfällen können Daten entweder bei der zugriffsberechtigten Person oder über ein automatisiertes Abrufverfahren beschafft werden, sofern der Zugriff protokolliert und vom verantwortlichen Organ sowie von dem oder der Beauftragten für den Datenschutz überprüft werden kann.

Mit Blick auf die Digitalisierung von Daten für Archive im Kanton Luzern für öffentliche Stellen gilt gemäss § 13 DSG LU, dass Datenbestände, die voraussichtlich nicht mehr benötigt werden, nach den dafür geltenden Vorschriften archiviert oder vernichtet werden. Der Regierungsrat kann konkrete Fristen vorsehen für die Aufbewahrung. Gesetzlich oder in der Datenschutzverordnung ist dies aber nicht erfolgt. Es könnte beim kant. Datenschutzbeauftragten nachgefragt werden, ob solche Fristen für Ihren Bereich bestehen (siehe  https://datenschutz.lu.ch/).

Werden die Daten nicht mehr benötigt für die Aufgabenerfüllung, so sind sie dann vor der Löschung dem Staatsarchiv anzubieten (siehe § 6 des Gesetzes über das Archivwesen des Kantons Luzern SRL 585).

 

Weitere Unterstützung, auch für technische Fragen der Datensicherheit, bietet der/die  kantonale Datenschutzbeauftragte (vgl. https://datenschutz.lu.ch ).

 

Ich hoffe, das dient Ihnen.

 

Prof. Peter Mösch Payot