Guten Tag
Als Sozialdienst haben wir uns zum Ziel gesetzt, im kommenden Jahr einen weiteren und aus unserer Sicht wichtigen Schritt im Bereich der Digitalisierung zu machen.
Wir wollen die aktuellen physischen Klientenordner auf ein absolutes Minium herunterfahren und wenn möglich sämtliche Dokumente und Unterlagen nur noch digital Aufbewahren.
Aus Sicht der Archivierungspflicht (Rückerstattungspflicht) stellt sich uns die Frage, ob wir sämtliche Dokumente digital erfassen und ablegen können und vollständig auf die Original-Printversionen verzichten können oder ob es diesbezüglich Ausnahmen gibt. Unsere Frage daher: wie sieht die gesetzliche Grundlage diesbezüglich im Kanton Wallis aus? Obliegt uns die Kompetenz, das oben erwähnte Vorgehen in Eigenkompetenz umzusetzen? Existieren allenfalls Einschränkungen, die wir berücksichtigen müssen und falls ja, welche oder wo werden diese näher erläutert.
Ich bedanke mich für eine Rückmeldung.
Freundlicher Gruss
Uli Truffer
Frage beantwortet am
Anja Loosli
Expert*in Datenschutz, Persönlichkeitsschutz und Haftung
Guten Tag
Vielen Dank für Ihre Frage.
Ihre Frage ist an sich keine Frage des Sozialhilferechts sondern des Archivierungsrechts, des Datenschutzes, des Verwaltungsverfahrensrechts und der rechtlichen Grundlagen der Digitalisierung. Ich bin deshalb keine Expertin für das Thema.
Ich kann aber Folgendes ausführen:
Im Kanton Wallis gibt es das Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und die Archivierung (GIDA, SG 170.2). Gemäss Art. 1 regelt es die Information der Öffentlichkeit und den Zugang zu amtlichen Dokumenten, die Bearbeitung von Personendaten durch die Behörden und die Archivierung amtlicher Dokumente. Es bezweckt nach Abs. 2 die Gewährleistung der Transparenz der Tätigkeiten der Behörden, um so die freie Meinungsbildung und die Teilnahme am öffentlichen Leben zu fördern, die Gewährleistung des Schutzes der Rechte und Grundfreiheiten eines jeden bei der Bearbeitung von Personendaten durch öffentliche Organe und die Gewährleistung der Aufbewahrung und der Einsichtnahme von Dokumenten, die gemäss den Bestimmungen des vorliegenden Gesetzes und der Spezialreglementierung den Archiven zugeführt werden müssen. Zudem scheint mir das Gesetz über das Verwaltungsverfahren und die Verwaltungsrechtspflege (VVRG, BG 172.6) massgebend zu sein.
In Art. 3 Abs. 1 GIDA wird festgehalten, dass unter amtlichen Dokumenten, die unter das GIDA fallen alle Informationen gehören, die im Besitz einer Behörde sind, unabhängig vom Informationsträger. In Art. 21 GIDA steht weiter, dass zum Schutz der registrierten Daten gegen das Risiko von Fälschung, Vernichtung, Diebstahl, Verlust, Kopie und anderen widerrechtlichen Bearbeitungen geeignete Massnahmen zu treffen sind. In Art. 41 GIDA steht zum Thema Archivierung, dass die Behörden, ihre Mitglieder sowie die von ihnen abhängigen Beamten und Angestellten haben amtliche Dokumente in geordneter Weise zu verwalten und aufzubewahren haben. Schliesslich haben die Behörden nicht mehr benötigte Dokumente dem Archiv anzubieten, soweit sie sie nicht selbst archivieren müssen (Art. 42 DIGA).
In Art. 25 Abs. 2 VVRG ist festgehalten, dass die Partei oder ihr Vertreter Anspruch darauf hat, die Akten des fraglichen verwaltungsrechtlichen Verfahrens am Sitz der Behörde oder bei einer von dieser bezeichneten Amtsstelle einzusehen, sofern die Übermittlung keinen unverhältnismässigen Aufwand verursacht. Sie kann grundsätzlich gegen Entgelt die Ausstellung von Kopien verlangen (Abs. 2). Nach Art. 29 VVRG eröffnet die Behörde eine Verfügung den Parteien schriftlich. Die Verfügung ist diesfalls als solche zu bezeichnen, auch wenn sie in Briefform eröffnet wird.
Ich finde keine anderweitigen rechtlichen Grundlagen im Kanton Wallis zur Digitalisierung im Kanton Wallis. Es gibt andere Kantone, wie z.B. den Kanton Basel-Landschaft, die ein Digitalisierungsgesetz erarbeiten. Die bestehenden rechtlichen Grundlagen sind aber in den meisten Kantonen ausreichend und müssen entsprechend interpretiert werden.
Dies sehe ich auch für den Kanton Wallis so. Das GIDA gibt nicht vor, dass Daten physisch aufbewahrt oder bearbeitet werden müssen. Die Dokumente sind lediglich in geordneter Weise zu verwalten und aufzubewahren, was auch digital möglich ist. Sehr wichtig scheint mir der Schutz gegen digitale Zugriffe von aussen zu sein. Andernfalls wird dem GIDA nicht Genüge getan. Verfügungen sind zudem schriftlich zu erlassen und zu unterzeichnen. Aber auch dies ist digital möglich. Lediglich bei der Akteneinsicht habe ich aufgrund des VVRG den Eindruck, dass die Akten in physischer Form übergeben müssen, wenn dies gewünscht wird. Ein Ausdruck der Akten muss also möglich sein.
Insgesamt sehe ich es als möglich mit der aktuellen gesetzlichen Grundlage, dass Sie Ihre Daten künftig digital aufnehmen, bearbeiten, aufbewahren und archivieren. Es gilt allerdings Stolpersteine zu beachten wie die Sicherung gegen aussen, die Akteneinsicht und die Zustellung von Verfügungen.
Probleme könnte es meiner Ansicht nach zudem geben, wenn Sie die Daten dem Archiv anbieten, dieses aber noch keine digitale Lösung hat.
Ebenfalls habe ich aufgrund der aktuellen rechtlichen Lage den Eindruck, dass Sie als Sozialdienst im Alleingang digitalisieren können. Diesbezüglich würde ich Ihnen allerdings vorschlagen, mit dem zuständigen Departement Kontakt aufzunehmen und sich zu besprechen, bevor Sie starten.
Ich hoffe, Ihnen mit meiner Antwort weiterhelfen zu können.
Freundliche Grüsse
Anja Loosli Brendebach