Sehr geehrter Herr Pärli
Ich habe eine Frage zum Datenschutz: In unserer Institution sind Kinder und Jugendliche mit den verschiedensten Kindsschutzmassnahmen platziert. Unsere Mitarbeiter stehen unter Schweigepflicht. Die Mitarbeiter tauschen sich oft über Klienten mit Whats App aus. Was gilt zu berücksichtigen? Welche Daten dürfen über Whats App überhaupt ausgetauscht werden? Dürfen Namen genannt werden? Wo liegt der Unterschied zu einem Telefongespräch oder E-Mail?
Vielen Dank im Voraus für ihre Bemühungen?
Freundliche Grüsse
Jörg Pieper
Frage beantwortet am
Kurt Pärli
Expert*in Arbeitsrecht
Sehr geehrter Herr Pieper
In Ihrer Institution werden sehr sensible Personendaten bearbeitet. Das auf Ihren Betrieb anwendbare Datenschutzrecht (kantonales Datenschutzgesetz, sofern und soweit sie öffentliche Aufträge wahrnehmen, ansonsten das Bundesgesetz über den Datenschutz) erfordert für den Umgang mit Klientendaten höchste Sorgfalt.
Sie erwähnen, dass lediglich die Mitarbeitrenden untereinander die Daten austauschen. Das ist grundsätzlich zulässig, den der fachliche Austausch über Belange der Kinder und Jugendlichen ist Teil des Auftrages. Der wichtigste Punkt ist indes die Datensicherheit. Wer Personendaten bearbeitet, ist verpflichtet dafür zu sorgen, dass diese Daten nicht unbefugten Dritten zur Kenntnis gelangen. Verantwortlich für die Einhaltung dieser datenschutzrechtlichen Anforderung ist der Betrieb, also vorliegend die Aellix Wohnfamilie AG. Sie muss ein Datenschutzkonzept haben und die Mitarbeitenden entsprechend schulen.
Einen Austausch über Whatsup erachte ich als poblematisch. Es bestehen gegenüber Whatsup grosse Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit der Daten. Zudem findet eine Vermischung zwischen Beruflich und Privat statt (es sei den, die Mitarbeitenden hätten ein Smartphone, dass sie ausschliesslich für den Beruf nutzen). Dazu kommt; eine Kommunikation über Whatsup kann zwar gelöscht werden, es ist aber immer möglich, dass jemand einen Screenshot macht und dann nützt auch jede Lösung nichts. Die gleichen Probleme bestehen auch beim Austausch über e-Mail.
Meine Empfehlung ist:
- Erstellen Sie für den Betrieb ein Datenschutzkonzept, schulen Sie Ihre Mitarbeiter/innen, beachten Sie hier z.B. auch diese Unterlage: http://www.avenirsocial.ch/de/p42012766.html
- Informieren Sie sich über sichere, verschlüsselte Verbindungen, siehe z.B. hier: https://mobilsicher.de/apps-kurz-vorgestellt/verschluesselt-kommunizieren-per-app ; das bedeutet etwas Aufwand, aber ist im Interesse der Datensicherheit angesichts der sehr heiklen Daten zu empfehlen.
Genügen Ihnen diese Auskünfte? Mit Dank für die Kenntnisnahme und freundlichen Grüssen
Kurt Pärli
Sehr geehrter Herr Pärli
Vielen Dank für ihre aufschlussreichen Angaben.
Freundliche Grüsse
Jörg Pieper