Leitung Sekretariat und Administration Fachstelle Erwachsenenschutz Bezirk Meilen

Leitung Sekretariat und Administration (80–100%) Fachstelle Erwachsenenschutz (FES) Bezirk Meilen – per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung 

Sie haben ein natürliches Talent für Führung und Organisation – und lieben es, wenn Menschen und Prozesse harmonieren? Dann gestalten Sie mit uns als Leitung Empfang und Verwaltung die Zukunft unseres Büros! Sie verantworten unser Team, das Scan-Cockpit und die Krankenkassen-Admin – damit alles reibungslos funktioniert. 

Ihre Rolle: Unser zentraler Knotenpunkt mit digitalem Drive! Sie gestalten den ersten Eindruck für Klient:innen und Behörden und managen gleichzeitig alle administrativen Prozesse - vom Empfang bis zur digitalen Aktenführung.

Sie führen unser kleines, aber feines Team und sorgen für einen freundlichen, effizienten Empfang - immer mit Überblick über Termine, Fristen und administrative Aufgaben. Ob Sitzungen organisieren, Dossiers erstellen oder den Jahresbericht unterstützen: Sie sind überall dort im Einsatz, wo Ihre Expertise gefragt ist.

Als digitale Schlüsselfigur verantworten Sie zudem unser Scan-Cockpit und die Krankenkassen-Admin: Sie scannen und archivieren Dokumente, optimieren digitale Prozesse und arbeiten mit der IT zusammen, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Von der Qualitätssicherung bis zur Schulung neuer Teammitglieder - Sie gestalten unsere digitale Zukunft aktiv mit. 

Ihr Profil: Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit, idealerweise mit erster Führungserfahrung. Ihr administrativer Hintergrund, vorzugsweise aus der öffentlichen Verwaltung oder dem Sozialbereich, ergänzt sich perfekt mit Ihrer Affinität für digitale Lösungen. Ob Sie sich in Scan-Software einarbeiten oder bereits Erfahrung mitbringen - Sie gehen digitale Herausforderungen pragmatisch an.

Strukturiert und organisiert meistern Sie auch stressige Phasen souverän, ohne dabei Ihre freundliche Art zu verlieren. Als erfahrene Führungskraft wissen Sie, wie man Teams motiviert und unterstützt, immer mit einer guten Portion Humor. Serviceorientiert und diskret arbeiten Sie gerne im Team und haben Freude daran, Prozesse zu verbessern und neue Ideen umzusetzen.

Kurz: Sie vereinen Professionalität mit menschlicher Wärme - genau das Richtige für unser dynamisches Team. 

Wir bieten: Eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum

Bei uns erwartet Sie eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team am Zürichsee. Sie gestalten Prozesse aktiv mit, führen Ihr Team und haben dabei viel Freiraum für eigene Ideen. In unserem kollegialen Umfeld mit einer Prise Humor und viel Teamgeist bieten wir flexible Arbeitszeiten (80-100%) sowie Weiterbildungsmöglichkeiten - etwa in Scan-Software oder Führungskompetenz. Vor allem aber erwartet Sie eine sinnvolle Aufgabe: Sie unterstützen Menschen in schwierigen Situationen und helfen unserem Team, professionell und menschlich zu arbeiten. 

Sind Sie bereit, Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen einzubringen?

Wir freuen uns auf Sie!